Hinweisgebersystem

Verstöße aufklären mit Hilfe eines Hinweisgebersystems

Die ISOWA GmbH duldet keine Verstöße gegen die Compliance- und Verhaltensregeln und den darin erwähnten Gesetzen sowie Unternehmensrichtlinien. Insbesondere ist davon jedes unerlaubte Verhalten im Bereich des Datenschutzes, der Korruption, des Kartellrechts und der Geldwäscheprävention erfasst. Anwendung findet die Compliance-Erklärung auf alle Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftspartner.

Die ISOWA GmbH wird allen Hinweisen auf potentielle und bereits vorgefallene Verletzungen von Vorschriften nachgehen, versuchen den Verstoß aufzuklären und daraufhin Folgemaßnahmen ergreifen, um Verstöße dieser Art für die Zukunft auszuschließen. Dies alles geschieht entsprechend der Vorschriften des Datenschutzes, des Arbeitsrechts und der geltenden Mitbestimmungsgesetze.

Was ist ein Verstoß?

Ein Verstoß ist insbesondere jedes Verhalten, dass unsere Compliance- und Verhaltensregelung, den jeweils geltenden Gesetzen oder den Unternehmensrichtlinien zu wider läuft und vorsätzlich oder fahrlässig während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit für die Unternehmen herbeigeführt wird.

Bloße Beschwerden von Mitarbeitern oder Kunden sind keine Hinweise im Sinne desHinweisgebersystems. Für solche Mitteilungen können Mitarbeiter gerne den etablierten Kummerkasten verwenden und Kunden folgende E-Mail-Adresse: info(at)isowa.de

Wie können Sie Hinweise abgeben?

Wenn Sie Kenntnis über begründete Verdachtsmomente erhalten, die auf eine Verletzung von Vorschriften hinweisen, haben Sie verschiedenen Möglichkeiten diese zu melden.

Interne Meldestelle

Zunächst ermutigen wir alle Hinweisgeber sich dem Vorgesetzten im Unternehmen anzuvertrauen. Daneben steht Ihnen auch unser Hinweisgebersystem mit einem vertraulichen, wahlweise auch anonymisierten Verfahren zur Verfügung, um auf mögliche schwerwiegende Vorfälle hinzuweisen. Bei der Ãœbermittlung und der Bearbeitung des Hinweises wird der Datenschutz gewährleistet. Wir sind dafür verantwortlich, dass bei der Bearbeitung von Meldungen die Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt.

Interne Meldestelle:

Personalmanagement (in Person Luisa Becker, Theresa Jüngst)
Telefonnummer: 02734-2738-250
E-Mail: Hinweisgebung(at)isowa.de

Postanschrift:
ISOWA GmbH
vertraulich, Meldestellen-Beauftragter
Hommeswiese 90
57258 Freudenberg

Externe Meldestelle

Als weitere Möglichkeit zur Abgabe von Meldungen steht Ihnen die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz zur Verfügung. Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass wir bestrebt sind Vorfälle in unserem Unternehmen schnellstmöglich und erfolgreich aufzuklären. Dazu ist eine interne Meldung grundsätzlich für uns von Vorteil.

Wie sollten Hinweise aussehen?

Für eine gute Bearbeitung des Hinweises, müssen bestimmte Informationen zu Erfassung des Sachverhalts in der Meldung an das Hinweisgebersystem enthalten sein. Dazu zählt bei welchem Unternehmen sich der Vorfall ereignet hat, wer des Verstoßes beschuldigt wird, was die Person getan hat, wann der Vorfall sich ereignet hat, wie dies konkret geschehen ist und wo das Ganze passiert ist.

Im Nachhinein sollten Sie bestenfalls für weitere Fragen zu Verfügung stehen, damit der Sachverhalt vollständig erfasst werden kann. 
Durch die Meldung eines Hinweises entstehen dem Hinweisgeber weder Kosten noch erleidet er arbeitsrechtliche Sanktionen oder anderweitige Konsequenzen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass bei klar erkenntlicher und vorsätzlicher Rufschädigung des Unternehmens und/ oder einzelner Personen, die Anonymisierung der Daten aufgehoben werden kann, um dies zur Anzeige zur bringen.

Wie ist der Verfahrensablauf?

Nachdem Sie Ihre Meldung über unser Hinweisgebersystem abgegeben haben, werden wir Ihnen innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung übersenden. Im Folgenden wird die Prüfung des Sachverhalts vorgenommen. Ggfs. ist es dazu erforderlich weitere Fragen mit Ihnen zu klären, um den Fall vollständig zu erfassen. Unser Ziel ist die erfolgreiche Aufklärung des Vorfalls. Dazu kann es unter anderem notwendig sein Mitarbeiter zu befragen und Dokumente oder E-Mails zu sichten. Wenn der Fall aufgeklärt wurde, können Maßnahmen eingeleitet werden, sodass ähnliche Vorfälle nicht wieder auftreten. Sie als Hinweisgeber erhalten dann eine Rückmeldung zum Verfahren bzw. spätestens drei Monate nach Eingang Ihrer Meldung.

Bitte beachten Sie bei der Abgabe einer Meldung folgenden Datenschutzhinweis zum Hinweisgebersystem

1. Allgemeine Informationen

Wir würden uns freuen, wenn Sie dazu beitragen, Gesetz und Recht bei uns im Unternehmen einzuhalten und das Hinweisgebersystem nutzen, um etwaige Verstöße zu melden. Durch das Hinweisgebersystem können wir die schnelle und sichere Entgegennahme von Meldungen sowie die Bearbeitung von Meldungen gewährleisten.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Auch pseudonyme Daten, die wir Ihnen nicht direkt, z. B. über einen Namen oder eine E-Mail-Adresse zuordnen können, sind personenbezogene Daten.

Da uns der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Hinweisgebersystem sehr wichtig ist, informieren wir Sie in dieser Datenschutzerklärung über Art, Umfang, Zweck der von uns in diesem Hinweisgebersystem verarbeiteten personenbezogenen Daten und den Rechten als betroffene Person.

2. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten

Der Datenschutzbeauftragten der ISOWA GmbH ist: Andreas Wagner, Hees Bürowelt GmbH, Friedrich-Wilhelm-Str. 148, 57074 Siegen

Je nach Art und Umfang der Bearbeitung der Meldung und der dadurch auszuführenden Maßnahmen wird die Unternehmen ggfs. weisungsfreie Dienstleister (z. B. Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder Steuerberater) mit der konkreten Durchführung der entsprechenden Maßnahmen betrauen.

3. Verarbeitungstätigkeit

Die Unternehmen sind verpflichtet nach dem Hinweisgeberschutzsystem eine interne Meldestelle zur Abgabe von Hinweisen über Missstände im Unternehmen einzurichten. Möglich ist die Meldung über Verstöße z. B. aus den Bereichen des Strafrechts, des Ordnungswidrigkeitenrechts, des Steuerrechts oder des Datenschutzrechts. Daraus entstehende Nachteile wie Bußgelder oder Rufschädigungen wollen wir vermeiden, indem wir durch das Hinweisgebersystem auf mögliche Verstöße aufmerksam werden und diese schnell und angemessen beheben. Im Rahmen der Bearbeitung von Hinweisen wird insbesondere sichergestellt, dass alle berechtigten Interessen der genannten betroffenen Personen und der Hinweisgeber selbst gewahrt werden.

4. Zwecke der Verarbeitungstätigkeit

Mit unserem Hinweisgebersystem stellen wir Hinweisgebern Meldekanäle zur Verfügung, damit diese Hinweise über Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder geltende Gesetze auf einem sicheren, vertraulichen oder anonymen Weg weitergeben können.

Dabei werden Ihre Daten insbesondere verwendet, um Hinweise auf Plausibilität zu prüfen, mit unserem externen Partner und ggfs. weiteren Dienstleistern wie etwa Rechtsanwälten zur Bearbeitung der Fälle zusammenzuarbeiten, Fehlverhalten aufzuklären, zukünftiges Fehlverhalten zu verhindern und Kompensation und Abwehr von drohenden wirtschaftlichen oder sonstigen Schäden oder Nachteilen für die Unternehmen auszuüben.

5. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Hinweisgebersystem stellt für uns die Erfüllung rechtlicher Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz gem. § 10 HinSchG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO dar.

Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Aufdeckung und Prävention von Verstößen. Damit versuchen wir eine mögliche Haftung und Schäden zu vermeiden. Mit der Verarbeitung von Hinweisen, die Beschäftigte betreffen, sollen zudem Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße aufgedeckt werden, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen.

6. Daten und Datenkategorien

Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist freiwillig. Folgende Daten können von Ihnen durch uns erhoben werden:

• Ggfs. Vor- und Nachname (bei Wahl der vertraulichen Variante; wählen Sie die anonyme Variante, dann muss ihr Name nicht angegeben werden)

• Ggfs. Anschrift

• Ggfs. Telefonnummer

• Ggfs. (private) E-Mailadresse

• Ggfs. Persönliche Informationen über das Verhalten eines Mitarbeiters

• Ggfs. Betriebliche Angaben wie z. B. die Funktion im Unternehmen

• Ggfs. Betriebliche Dokumente wie z. B. Mailverkehr oder Stundenaufstellungen

• Ggfs. Daten über Straftaten oder Verurteilungen

• Ggfs. je nach Sachverhalt besondere Kategorien von Daten wie Gesundheitsdaten oder die Gewerkschaftszugehörigkeit

7. Weitergabe von Daten

Es kann erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an Behörden, Gerichte oder weitere öffentlichen Stellen weitergeben müssen, um der Meldung nachgehen zu können.

8. Löschfristen

Wir werden personenbezogene Daten so lange aufbewahren, wie es zur Aufklärung und abschließenden Bewertung eines Hinweises notwendig ist. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung. Grundsätzlich beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn eine weitere Aufbewahrung ist erforderlich und verhältnismäßig.

9. Betroffenenrechte

Folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber geltend machen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Wenn Sie eine Anfrage zur Auskunft an uns stellen, werden wir Ihnen entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben mitteilen, ob und welche Daten wir von Ihnen erfasst haben. Unser Bestreben ist es stets eine aktuelle und fehlerfreie Datenerfassung zu gewährleisten. Falls dennoch falsche Informationen erfasst wurden, berichtigen wir diese nach einer dementsprechenden Anfrage unverzüglich.

Dazu senden Sie uns bitte eine Anfrage an: info@isowa.de

Neben der Ausübung Ihrer Rechte gegenüber uns, besteht auch das Recht eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie einen Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorgaben vermuten (Art. 77 DSGVO).