Společnost ISOWA GmbH netoleruje žádné porušování pravidel compliance a pravidel chování a v nich uvedených zákonů a podnikových směrnic. To se týká zejména jakéhokoli nedovoleného jednání v oblasti ochrany údajů, korupce, antimonopolního práva a prevence praní špinavých peněz. Prohlášení o dodržování předpisů se vztahuje na všechny zaměstnance, vedoucí pracovníky a obchodní partnery.
Společnost ISOWA GmbH prošetří všechny náznaky možného a existujícího porušení předpisů, pokusí se porušení objasnit a následně přijme následná opatření, aby se porušením tohoto druhu v budoucnu zabránilo. To vše v souladu s ustanoveními o ochraně osobních údajů, pracovního práva a platných zákonů o spolurozhodování.
Přestupkem je zejména jakékoli jednání, které je v rozporu s našimi předpisy o dodržování předpisů a chování, platnými zákony nebo směrnicemi společnosti a je způsobeno úmyslně nebo z nedbalosti při výkonu pracovních činností pro společnost.
Pouhé stížnosti zaměstnanců nebo zákazníků nepředstavují informace ve smyslu systému oznamování porušení předpisů. Pro taková oznámení mohou zaměstnanci využít zřízenou schránku pro whistleblowery a zákazníci mohou využít následující e-mailovou adresu: info(at)isowa.de.
Pokud se dozvíte o důvodném podezření, které naznačuje porušení předpisů, máte různé možnosti, jak toto oznámení podat.
V první řadě doporučujeme všem oznamovatelům, aby se svěřili svému přímému nadřízenému ve společnosti. K nahlášení potenciálně závažných incidentů můžete také využít náš systém oznamování s důvěrným, volitelně anonymizovaným postupem. Při přenosu a zpracování oznámení je zaručena ochrana údajů. Odpovídáme za to, že při zpracování hlášení je chráněna identita oznamovatele.
Personální řízení (osobně Luisa Becker, Theresa Jüngst)
Telefonní číslo: +492734-2738-250
E-mail: hinweisgebung(at)isowa.de
Poštovní adresa:
ISOWA GmbH
vertraulich, Meldestellen-Beauftragter
Hommeswiese 90
57258 Freudenberg
Germany
Další možností, jak podat hlášení, je externí ohlašovna při Spolkovém úřadu pro spravedlnost. Rádi bychom však upozornili, že se snažíme incidenty v naší společnosti co nejrychleji a nejúspěšněji objasnit. Za tímto účelem je pro nás obecně výhodnější interní hlášení.
Aby bylo hlášení správně zpracováno, musí být v hlášení do whistleblowingového systému uvedeny určité informace, které zaznamenají skutkovou podstatu případu. Patří mezi ně, ve které společnosti k incidentu došlo, kdo je obviněn z trestného činu, co daná osoba udělala, kdy k incidentu došlo, jak k němu došlo a kde se stal. Poté byste měli být v nejlepším případě k dispozici pro další otázky, aby mohla být fakta případu plně zaznamenána.
Oznamovateli nevzniknou v důsledku oznámení žádné náklady ani mu nehrozí žádné pracovněprávní sankce či jiné důsledky. Je však třeba poznamenat, že v případě jasně rozpoznatelného a úmyslného poškození dobrého jména společnosti a/nebo jednotlivých osob může být anonymizace údajů zrušena, aby bylo možné tuto skutečnost oznámit policii.
Po podání oznámení prostřednictvím našeho systému pro oznamovatele vám do sedmi dnů zašleme potvrzení o přijetí. Poté budou prověřeny skutečnosti případu. Může být nutné s vámi vyjasnit další otázky, abychom případu plně porozuměli. Naším cílem je incident úspěšně objasnit. Za tímto účelem může být nutné vyslechnout zaměstnance a přezkoumat dokumenty nebo e-maily. Po objasnění případu lze zahájit opatření, která zajistí, že se podobné incidenty nebudou opakovat. Jako oznamovatel pak obdržíte zpětnou vazbu o postupu nebo nejpozději tři měsíce po obdržení vašeho oznámení.
Budeme rádi, pokud nám pomůžete dodržovat zákony a právní předpisy v naší společnosti a využijete systém oznamovatelů k nahlášení jakéhokoli porušení. Systém whistleblowerů nám umožňuje zajistit rychlé a bezpečné přijetí a zpracování hlášení.
Osobní údaje jsou všechny informace, které se týkají identifikované nebo identifikovatelné osoby. Pseudonymní údaje, které nemůžeme přiřadit přímo k vám, např. prostřednictvím jména nebo e-mailové adresy, jsou také osobními údaji.
Protože je pro nás ochrana vašich osobních údajů v našem systému whistleblowingu velmi důležitá, informujeme vás v těchto zásadách ochrany osobních údajů o typu, rozsahu a účelu osobních údajů, které v tomto systému whistleblowingu zpracováváme, a o vašich právech jako subjektu údajů.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů společnosti ISOWA GmbH je: Andreas Wagner, Hees Bürowelt GmbH, Friedrich-Wilhelm-Str. 148, 57074 Siegen, Německo.
V závislosti na druhu a rozsahu zpracování oznámení a opatřeních, která je třeba v důsledku toho provést, může společnost pověřit poskytovatele služeb, kteří nepodléhají pokynům (např. auditory, právníky nebo daňové poradce), konkrétním provedením příslušných opatření.
V souladu se systémem ochrany oznamovatelů jsou společnosti povinny zřídit interní ohlašovací centrum pro podávání informací o nesrovnalostech ve společnosti. Je možné hlásit porušení např. v oblasti trestního práva, práva správních deliktů, daňového práva nebo práva na ochranu osobních údajů. Využitím systému oznamování chceme předejít případným nepříznivým důsledkům, jako jsou pokuty nebo poškození dobrého jména, a upozornit tak na možná porušení a rychle a vhodným způsobem je napravit. Při zpracování oznámení dbáme zejména na ochranu všech oprávněných zájmů dotčených osob i samotných oznamovatelů.
Prostřednictvím našeho systému pro oznamovatele poskytujeme oznamovatelům kanály pro podávání zpráv, aby mohli bezpečně, důvěrně nebo anonymně předávat informace o porušení Kodexu chování nebo platných zákonů.
Vaše údaje slouží zejména k prověření věrohodnosti oznámení, ke spolupráci s naším externím partnerem a v případě potřeby s dalšími poskytovateli služeb, jako jsou právníci, při zpracování případů, k objasnění pochybení, k prevenci budoucích pochybení a k uplatnění náhrady škody a obrany proti hrozícím hospodářským nebo jiným škodám či nevýhodám pro společnosti.
Právním základem pro zpracování vašich údajů v systému whistleblowerů je plnění právních požadavků vyplývajících ze zákona o ochraně oznamovatelů podle § 10 HinSchG ve spojení s čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR.
Kromě toho máme oprávněný zájem na odhalování a prevenci porušování předpisů v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Tímto způsobem se snažíme předcházet případné odpovědnosti a škodám. Zpracování informací o zaměstnancích má rovněž za cíl odhalit trestné činy nebo jiná porušení právních předpisů v souvislosti s pracovním poměrem.
Používání systému oznamování je dobrovolné. Můžeme od vás shromažďovat následující údaje:
Případně jméno a příjmení (pokud zvolíte možnost důvěrné; pokud zvolíte možnost anonymní, nemusíte uvádět své jméno).
případně adresu
případně telefonní číslo
(Soukromá) e-mailová adresa, pokud je k dispozici
Osobní informace o chování zaměstnance, pokud je to relevantní
Případně informace o společnosti, jako je funkce ve společnosti
Případně firemní dokumenty, jako je e-mailová korespondence nebo výkazy pracovní doby
Případně údaje o trestných činech nebo odsouzeních
případně zvláštní kategorie údajů, jako jsou údaje o zdravotním stavu nebo členství v odborech, v závislosti na okolnostech
Může být nezbytné, abychom vaše údaje předali úřadům, soudům nebo jiným veřejným orgánům za účelem následných kroků v souvislosti se zprávou.
Osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytnou k objasnění a definitivnímu posouzení hlášení. Doba uchovávání závisí zejména na závažnosti podezření a nahlášeného možného porušení povinnosti. V zásadě platí, že zákonná doba uchovávání je 3 roky od ukončení řízení, pokud není další uchovávání nezbytné a přiměřené.
V souvislosti s vašimi osobními údaji můžete vůči nám uplatnit následující práva
Právo na přístup (čl. 15 GDPR)
Právo na opravu (čl. 16 GDPR) nebo výmaz (čl. 17 GDPR).
Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR).
Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR).
Právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR).
Pokud nám zašlete žádost o informace, budeme vás v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů informovat, zda a jaké údaje jsme od vás získali. Snažíme se zajistit, aby údaje, které shromažďujeme, byly vždy aktuální a bezchybné. Pokud však byly zaznamenány nesprávné údaje, neprodleně je na základě příslušného dotazu opravíme.
Za tímto účelem nám prosím zašlete dotaz na adresu: info(at)isowa.de
Kromě uplatnění svých práv vůči nám máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud máte podezření na porušení předpisů o ochraně osobních údajů (čl. 77 GDPR).
