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Hinweisgebersystem

Verstöße aufklären mit Hilfe eines Hinweisgebersystems

Die ISOWA GmbH duldet keine Verst√∂√üe gegen die Compliance- und Verhaltensregeln und den darin erw√§hnten Gesetzen sowie Unternehmensrichtlinien. Insbesondere ist davon jedes unerlaubte Verhalten im Bereich des Datenschutzes, der Korruption, des Kartellrechts und der Geldw√§schepr√§vention erfasst. Anwendung findet die Compliance-Erkl√§rung auf alle Mitarbeiter, F√ľhrungskr√§fte und Gesch√§ftspartner.

Die ISOWA GmbH wird allen Hinweisen auf potentielle und bereits vorgefallene Verletzungen von Vorschriften nachgehen, versuchen den Versto√ü aufzukl√§ren und daraufhin Folgema√ünahmen ergreifen, um Verst√∂√üe dieser Art f√ľr die Zukunft auszuschlie√üen. Dies alles geschieht entsprechend der Vorschriften des Datenschutzes, des Arbeitsrechts und der geltenden Mitbestimmungsgesetze.

Was ist ein Verstoß?

Ein Versto√ü ist insbesondere jedes Verhalten, dass unsere Compliance- und Verhaltensregelung, den jeweils geltenden Gesetzen oder den Unternehmensrichtlinien zu wider l√§uft und vors√§tzlich oder fahrl√§ssig w√§hrend der Aus√ľbung der beruflichen T√§tigkeit f√ľr die Unternehmen herbeigef√ľhrt wird.

Blo√üe Beschwerden von Mitarbeitern oder Kunden sind keine Hinweise im Sinne desHinweisgebersystems. F√ľr solche Mitteilungen k√∂nnen Mitarbeiter gerne den etablierten Kummerkasten verwenden und Kunden folgende E-Mail-Adresse: info(at)isowa.de

Wie können Sie Hinweise abgeben?

Wenn Sie Kenntnis √ľber begr√ľndete Verdachtsmomente erhalten, die auf eine Verletzung von Vorschriften hinweisen, haben Sie verschiedenen M√∂glichkeiten diese zu melden.

Interne Meldestelle

Zun√§chst ermutigen wir alle Hinweisgeber sich dem Vorgesetzten im Unternehmen anzuvertrauen. Daneben steht Ihnen auch unser Hinweisgebersystem mit einem vertraulichen, wahlweise auch anonymisierten Verfahren zur Verf√ľgung, um auf m√∂gliche schwerwiegende Vorf√§lle hinzuweisen. Bei der √úbermittlung und der Bearbeitung des Hinweises wird der Datenschutz gew√§hrleistet. Wir sind daf√ľr verantwortlich, dass bei der Bearbeitung von Meldungen die Identit√§t des Hinweisgebers gewahrt bleibt.

Interne Meldestelle:

Personalmanagement (in Person Luisa Becker, Theresa J√ľngst)
Telefonnummer: 02734-2738-250
E-Mail: Hinweisgebung(at)isowa.de

Postanschrift:
ISOWA GmbH
vertraulich, Meldestellen-Beauftragter
Hommeswiese 90
57258 Freudenberg

Externe Meldestelle

Als weitere M√∂glichkeit zur Abgabe von Meldungen steht Ihnen die externe Meldestelle beim Bundesamt f√ľr Justiz zur Verf√ľgung. Wir m√∂chten jedoch darauf hinweisen, dass wir bestrebt sind Vorf√§lle in unserem Unternehmen schnellstm√∂glich und erfolgreich aufzukl√§ren. Dazu ist eine interne Meldung grunds√§tzlich f√ľr uns von Vorteil.

Wie sollten Hinweise aussehen?

F√ľr eine gute Bearbeitung des Hinweises, m√ľssen bestimmte Informationen zu Erfassung des Sachverhalts in der Meldung an das Hinweisgebersystem enthalten sein. Dazu z√§hlt bei welchem Unternehmen sich der Vorfall ereignet hat, wer des Versto√ües beschuldigt wird, was die Person getan hat, wann der Vorfall sich ereignet hat, wie dies konkret geschehen ist und wo das Ganze passiert ist.

Im Nachhinein sollten Sie bestenfalls f√ľr weitere Fragen zu Verf√ľgung stehen, damit der Sachverhalt vollst√§ndig erfasst werden kann. 
Durch die Meldung eines Hinweises entstehen dem Hinweisgeber weder Kosten noch erleidet er arbeitsrechtliche Sanktionen oder anderweitige Konsequenzen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass bei klar erkenntlicher und vorsätzlicher Rufschädigung des Unternehmens und/ oder einzelner Personen, die Anonymisierung der Daten aufgehoben werden kann, um dies zur Anzeige zur bringen.

Wie ist der Verfahrensablauf?

Nachdem Sie Ihre Meldung √ľber unser Hinweisgebersystem abgegeben haben, werden wir Ihnen innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbest√§tigung √ľbersenden. Im Folgenden wird die Pr√ľfung des Sachverhalts vorgenommen. Ggfs. ist es dazu erforderlich weitere Fragen mit Ihnen zu kl√§ren, um den Fall vollst√§ndig zu erfassen. Unser Ziel ist die erfolgreiche Aufkl√§rung des Vorfalls. Dazu kann es unter anderem notwendig sein Mitarbeiter zu befragen und Dokumente oder E-Mails zu sichten. Wenn der Fall aufgekl√§rt wurde, k√∂nnen Ma√ünahmen eingeleitet werden, sodass √§hnliche Vorf√§lle nicht wieder auftreten. Sie als Hinweisgeber erhalten dann eine R√ľckmeldung zum Verfahren bzw. sp√§testens drei Monate nach Eingang Ihrer Meldung.

Bitte beachten Sie bei der Abgabe einer Meldung folgenden Datenschutzhinweis zum Hinweisgebersystem

1. Allgemeine Informationen

Wir w√ľrden uns freuen, wenn Sie dazu beitragen, Gesetz und Recht bei uns im Unternehmen einzuhalten und das Hinweisgebersystem nutzen, um etwaige Verst√∂√üe zu melden. Durch das Hinweisgebersystem k√∂nnen wir die schnelle und sichere Entgegennahme von Meldungen sowie die Bearbeitung von Meldungen gew√§hrleisten.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Auch pseudonyme Daten, die wir Ihnen nicht direkt, z. B. √ľber einen Namen oder eine E-Mail-Adresse zuordnen k√∂nnen, sind personenbezogene Daten.

Da uns der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Hinweisgebersystem sehr wichtig ist, informieren wir Sie in dieser Datenschutzerkl√§rung √ľber Art, Umfang, Zweck der von uns in diesem Hinweisgebersystem verarbeiteten personenbezogenen Daten und den Rechten als betroffene Person.

2. Verantwortlicher f√ľr die Verarbeitung der Daten

Der Datenschutzbeauftragten der ISOWA GmbH ist: Andreas Wagner, Hees B√ľrowelt GmbH, Friedrich-Wilhelm-Str. 148, 57074 Siegen

Je nach Art und Umfang der Bearbeitung der Meldung und der dadurch auszuf√ľhrenden Ma√ünahmen wird die Unternehmen ggfs. weisungsfreie Dienstleister (z. B. Wirtschaftspr√ľfer, Rechtsanw√§lte oder Steuerberater) mit der konkreten Durchf√ľhrung der entsprechenden Ma√ünahmen betrauen.

3. Verarbeitungstätigkeit

Die Unternehmen sind verpflichtet nach dem Hinweisgeberschutzsystem eine interne Meldestelle zur Abgabe von Hinweisen √ľber Missst√§nde im Unternehmen einzurichten. M√∂glich ist die Meldung √ľber Verst√∂√üe z. B. aus den Bereichen des Strafrechts, des Ordnungswidrigkeitenrechts, des Steuerrechts oder des Datenschutzrechts. Daraus entstehende Nachteile wie Bu√ügelder oder Rufsch√§digungen wollen wir vermeiden, indem wir durch das Hinweisgebersystem auf m√∂gliche Verst√∂√üe aufmerksam werden und diese schnell und angemessen beheben. Im Rahmen der Bearbeitung von Hinweisen wird insbesondere sichergestellt, dass alle berechtigten Interessen der genannten betroffenen Personen und der Hinweisgeber selbst gewahrt werden.

4. Zwecke der Verarbeitungstätigkeit

Mit unserem Hinweisgebersystem stellen wir Hinweisgebern Meldekan√§le zur Verf√ľgung, damit diese Hinweise √ľber Verst√∂√üe gegen den Verhaltenskodex oder geltende Gesetze auf einem sicheren, vertraulichen oder anonymen Weg weitergeben k√∂nnen.

Dabei werden Ihre Daten insbesondere verwendet, um Hinweise auf Plausibilit√§t zu pr√ľfen, mit unserem externen Partner und ggfs. weiteren Dienstleistern wie etwa Rechtsanw√§lten zur Bearbeitung der F√§lle zusammenzuarbeiten, Fehlverhalten aufzukl√§ren, zuk√ľnftiges Fehlverhalten zu verhindern und Kompensation und Abwehr von drohenden wirtschaftlichen oder sonstigen Sch√§den oder Nachteilen f√ľr die Unternehmen auszu√ľben.

5. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage f√ľr die Verarbeitung Ihrer Daten im Hinweisgebersystem stellt f√ľr uns die Erf√ľllung rechtlicher Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz gem. ¬ß 10 HinSchG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO dar.

Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Aufdeckung und Pr√§vention von Verst√∂√üen. Damit versuchen wir eine m√∂gliche Haftung und Sch√§den zu vermeiden. Mit der Verarbeitung von Hinweisen, die Besch√§ftigte betreffen, sollen zudem Straftaten oder sonstigen Rechtsverst√∂√üe aufgedeckt werden, die im Zusammenhang mit dem Besch√§ftigtenverh√§ltnis stehen.

6. Daten und Datenkategorien

Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist freiwillig. Folgende Daten k√∂nnen von Ihnen durch uns erhoben werden:

  • Ggfs. Vor- und Nachname (bei Wahl der vertraulichen Variante; w√§hlen Sie die anonyme Variante, dann muss ihr Name nicht angegeben werden)

  • Ggfs. Anschrift

  • Ggfs. Telefonnummer

  • Ggfs. (private) E-Mailadresse

  • Ggfs. Pers√∂nliche Informationen √ľber das Verhalten eines Mitarbeiters

  • Ggfs. Betriebliche Angaben wie z. B. die Funktion im Unternehmen

  • Ggfs. Betriebliche Dokumente wie z. B. Mailverkehr oder Stundenaufstellungen

  • Ggfs. Daten √ľber Straftaten oder Verurteilungen

  • Ggfs. je nach Sachverhalt besondere Kategorien von Daten wie Gesundheitsdaten oder die Gewerkschaftszugeh√∂rigkeit

7. Weitergabe von Daten

Es kann erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an Beh√∂rden, Gerichte oder weitere √∂ffentlichen Stellen weitergeben m√ľssen, um der Meldung nachgehen zu k√∂nnen.

8. Löschfristen

Wir werden personenbezogene Daten so lange aufbewahren, wie es zur Aufkl√§rung und abschlie√üenden Bewertung eines Hinweises notwendig ist. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung. Grunds√§tzlich betr√§gt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn eine weitere Aufbewahrung ist erforderlich und verh√§ltnism√§√üig.

9. Betroffenenrechte

Folgende Rechte bez√ľglich Ihrer personenbezogenen Daten k√∂nnen Sie uns gegen√ľber geltend machen:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder L√∂schung (Art. 17 DSGVO)

  • Recht auf Einschr√§nkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Recht auf Daten√ľbertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Wenn Sie eine Anfrage zur Auskunft an uns stellen, werden wir Ihnen entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben mitteilen, ob und welche Daten wir von Ihnen erfasst haben. Unser Bestreben ist es stets eine aktuelle und fehlerfreie Datenerfassung zu gew√§hrleisten. Falls dennoch falsche Informationen erfasst wurden, berichtigen wir diese nach einer dementsprechenden Anfrage unverz√ľglich.

Dazu senden Sie uns bitte eine Anfrage an: info@isowa.de

Neben der Aus√ľbung Ihrer Rechte gegen√ľber uns, besteht auch das Recht eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbeh√∂rde einzureichen, wenn Sie einen Versto√ü gegen datenschutzrechtliche Vorgaben vermuten (Art. 77 DSGVO).